Materi Perjalanan Dinas Pimpinan
1.   PENGERTIAN  PERJALANAN DINAS
Perjalanan Dinas adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas  dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.

Perjalanan dinas perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten pimpinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.
Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

2.   MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS
Macam - macam perjalanan dibedakan  menjadi 3 yaitu :
Ditinjau dari segi wilayah, perjalanan dinas dibedakan  menjadi dua macam, yaitu :
a. Perjalanan bisnis dalam negeri
-   Perjalanan bisnis antar kota
-   Perjalanan dinas antarprovinsi

b. Perjalanan dinas luar negeri
-   Perjalanan antar negara

Ditinjau dari segi transportasi, perjalanan dinas dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
a. Perjalanan dinas lewat darat meliputi mobil dinas atau perusahaan,travell,bus,kereta api  . persiapan yang harus dilakukan adalah :
-   membawa identitas pribadi
-   dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
-   membawa peta kota tujuan
-   membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan /dokumen yang dibawa
-   konfirmasikan pemesanan hotel

b. Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
-   siapkan paspor bila perjalanan ke luarnegeri
-   siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
-   siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
-   konfirmasikan pemesanan kamar hotel
-   membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
-   surat-surat daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
-   usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan

c. Transportasi udara menggunakan pesawat terbang persiapan yang harus dilakukan adalah
-   siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
-   siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
-   siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
-   periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
-   konfirmasikan pemesanan kamar hotel
-   membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa
-   persiapkan daftar nama dan telepon yang akan di hubungi
-   usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan

Ditinjau dari tujuan ,dibedakan menjadi :
°   Perjalanan dinas untuk rakernas
°   Perjalanan dinas untuk seminar nasional
°   Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
°   Perjalanan dinas untuk pendidikan latihan
°   Perjalanan dinas untuk pelantikan
°   Perjalanan dinas untuk pengadaan kerja sama
°   Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
°   Perjalanan dinas untuk tender
°   Perjalanan dinas untuk cara seremonial
°   Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3. TUJUAN PERJALANAN BISNIS
 Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :
a.  Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.

b.  Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).

c.  Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

d.  Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

e.  Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.

f.  Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

g.  Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

4.  TATA CARA PERJALANAN DINAS
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :
1.  In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2.  Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.

3.  Administrasi Kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan dinasnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan dinas dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan dinas.