Materi Perjalanan Dinas Pimpinan
1.   PENGERTIAN  PERJALANAN DINAS
Perjalanan Dinas adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas  dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.

Perjalanan dinas perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten pimpinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.
Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

2.   MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS
Macam - macam perjalanan dibedakan  menjadi 3 yaitu :
Ditinjau dari segi wilayah, perjalanan dinas dibedakan  menjadi dua macam, yaitu :
a. Perjalanan bisnis dalam negeri
-   Perjalanan bisnis antar kota
-   Perjalanan dinas antarprovinsi

b. Perjalanan dinas luar negeri
-   Perjalanan antar negara

Ditinjau dari segi transportasi, perjalanan dinas dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
a. Perjalanan dinas lewat darat meliputi mobil dinas atau perusahaan,travell,bus,kereta api  . persiapan yang harus dilakukan adalah :
-   membawa identitas pribadi
-   dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
-   membawa peta kota tujuan
-   membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan /dokumen yang dibawa
-   konfirmasikan pemesanan hotel

b. Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
-   siapkan paspor bila perjalanan ke luarnegeri
-   siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
-   siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
-   konfirmasikan pemesanan kamar hotel
-   membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
-   surat-surat daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
-   usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan

c. Transportasi udara menggunakan pesawat terbang persiapan yang harus dilakukan adalah
-   siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
-   siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
-   siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
-   periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
-   konfirmasikan pemesanan kamar hotel
-   membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa
-   persiapkan daftar nama dan telepon yang akan di hubungi
-   usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan

Ditinjau dari tujuan ,dibedakan menjadi :
°   Perjalanan dinas untuk rakernas
°   Perjalanan dinas untuk seminar nasional
°   Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
°   Perjalanan dinas untuk pendidikan latihan
°   Perjalanan dinas untuk pelantikan
°   Perjalanan dinas untuk pengadaan kerja sama
°   Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
°   Perjalanan dinas untuk tender
°   Perjalanan dinas untuk cara seremonial
°   Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3. TUJUAN PERJALANAN BISNIS
 Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :
a.  Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.

b.  Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).

c.  Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

d.  Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

e.  Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.

f.  Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

g.  Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

4.  TATA CARA PERJALANAN DINAS
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :
1.  In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2.  Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.

3.  Administrasi Kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan dinasnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan dinas dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan dinas.

Materi Perjalanan Dinas Pimpinan

1.   PENGERTIAN  PERJALANAN DINAS
Perjalanan Dinas adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas  dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.
Perjalanan dinas perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten pimpinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.
Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

2.   MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS
Macam - macam perjalanan dibedakan  menjadi 3 yaitu :
Ditinjau dari segi wilayah, perjalanan dinas dibedakan  menjadi dua macam, yaitu :
a. Perjalanan bisnis dalam negeri
Perjalanan bisnis antar kota
Perjalanan dinas antarprovinsi
b. Perjalanan dinas luar negeri
Perjalanan antar negara
Ditinjau dari segi transportasi, perjalanan dinas dibedakan menjadi tiga macam yaitu :
a. Perjalanan dinas lewat darat meliputi mobil dinas atau perusahaan,travell,bus,kereta api  . persiapan yang harus dilakukan adalah :
membawa identitas pribadi
dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan
membawa peta kota tujuan
membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan /dokumen yang dibawa
konfirmasikan pemesanan hotel
b. Transportasi laut menggunakan kapal laut. Persiapan yang harus dilakukan adalah :
siapkan paspor bila perjalanan ke luarnegeri
siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat
siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
konfirmasikan pemesanan kamar hotel
membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali
surat-surat daftar nama dan telepon yang akan dihubungi
usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan
c. Transportasi udara menggunakan pesawat terbang persiapan yang harus dilakukan adalah
siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri
siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat
siapkan mata uang asing bila ke luar negeri
periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum
konfirmasikan pemesanan kamar hotel
membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa
persiapkan daftar nama dan telepon yang akan di hubungi
usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan
Ditinjau dari tujuan ,dibedakan menjadi :
Perjalanan dinas untuk rakernas
Perjalanan dinas untuk seminar nasional
Perjalanan dinas untuk kunjungan kerja
Perjalanan dinas untuk pendidikan latihan
Perjalanan dinas untuk pelantikan
Perjalanan dinas untuk pengadaan kerja sama
Perjalanan dinas untuk kegiatan sosial
Perjalanan dinas untuk tender
Perjalanan dinas untuk cara seremonial
Perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3.      TUJUAN PERJALANAN BISNIS
 Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :
Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.
Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).
Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.
Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.
Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.
Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.
Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

4.      TATA CARA PERJALANAN DINAS
Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :
In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )
In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.
Travel Bureau ( Biro Perjalanan )
Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.
Administrasi Kantor atau sekretaris
Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan dinasnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan dinas dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan dinas.

5.      PERSIAPAN RENCANA PERJALANAN BISNIS
Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :
Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.
Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.
Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.
Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.
Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.
Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel.
Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :
Pembelian tiket
Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.
Recorfirmation
Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.
Shuttle flights
Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.
Perubahan pemesanan
Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.
Open return
Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.
Redeeming tickets
Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.
Costoms regulations ( peraturan kepabeanan )
Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.
Baggage ( Bagasi )
 yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :
§  Economy class ( kelas ekonomi )            : 20kg
§  Business class ( kelas bisnis )                  : 30kg
§  First class ( kelas satu )                            : 40kg
Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.
Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

6.      PERSIAPAN DOKUMEN PERJALANAN BISNIS
Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :
Dokumen internal
Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :
§  Surat tugas
Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,
§  Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )
Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.
Dokumen eksternal
Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :
§  Paspor ( Passport )
Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.
1. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :
- Kartu Tanda Penduduk ( KTP )
- Kartu Keluarga ( KK )
- Ijazah pendidikan terakhir
- Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai
- Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )
- Akta kelahiran
- Surat tugas dari instansi terkait
2. Paspor berisi data, antara lain :
Nomor  paspor
Nama pemegang paspor
Jenis kelamin
Kewarganegaaan
Tempat dan tanggal lahir
Tanggal dikeluarkannya paspor
Tanggal masa berlaku paspor
Kantor yang mengeluarkan paspor
Foto diri pemegang paspor
Alamat
Lembar untuk exit permit atau visa
3. Cara mendapatkan paspor
Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.
4. Macam-macam paspor
Ada bermacam-macam paspor, antara lain :
§  Paspor Biasa ( normal passport )
Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.
§  Paspor dinas
Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
§  Paspor diplomatik
Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
§  Paspor khusus
Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.
Dokumen yang setara dengan Paspor
Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :
1. Sea man book  : Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.
2. Certificate of Identity : Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).
§  Visa
Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).
§  Surat keterangan fiscal
Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.
§  Exit permit
Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.
§  Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )
Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.
§  Tiket transportasi
Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :
a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.
b. Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :
Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.
Kelas penerbangan
Status penerbangan
Pengaturan tempat duduk (seating arrangement) apakah :
a. Window seat ( tempat duduk dekat jendela )
b. Middle seat ( te,pat duduk ditengah )
c. Front row ( tempat duduk dibaris depan )
c.  Status tiket
 a. Full farest/endorsable
Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.
b. Nonendorsable
Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.
c. Restricted
Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.
§  Voucher penginapan
Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.

Materi Perjalanan Dinas

Materi Perjalanan Dinas Pimpinan

1.   PENGERTIAN  PERJALANAN DINAS

                Perjalanan Dinas adalah perjalanan kesuatu tempat kerja yang berbeda yang ditentukan oleh perusahaan. Perjalanan dinas  dilaksanakan oleh pimpinan berkaitan dengan tugas dalam jangka waktu tertentu.

            Perjalanan dinas perlu dipersiapkan dengan sebaik mungkin oleh administrasi kantor atau sekretaris, sebagai asisten pimpinan perusahaan yang mempunyai tugas untuk mengurus keperluan pimpinan, mulai dari keberangkatannya sampai kepulangannya.

            Untuk dapat mempersiapkan perjalanan bisnis, seorang administrasi kantor atau sekretaris harus mempunyai pengetahuan dan keterampilan tentang semua hal yang berkaitan dengan pengaturan perjalanan bisnis secara cermat, teliti dan rapih, sehingga selama perjalanan bisnis tidak akan menemui kendala yang berarti.

2.   MACAM-MACAM PERJALANAN DINAS

Macam - macam perjalanan dibedakan  menjadi 3 yaitu :

Ditinjau dari segi wilayah, perjalanan dinas dibedakan  menjadi dua macam, yaitu :

a.       Perjalanan bisnis dalam negeri

§  Perjalanan bisnis antar kota

§  Perjalanan dinas antarprovinsi

b.      Perjalanan dinas luar negeri

§  Perjalanan antar negara

Ditinjau dari segi transportasi, perjalanan dinas dibedakan menjadi tiga macam yaitu :

a.       Perjalanan dinas lewat darat meliputi mobil dinas atau perusahaan,travell,bus,kereta api  . persiapan yang hrus dilakukan adalah :

·         membawa identitas pribadi

·         dapatkan tiket perjalanan dan penegasan jam keberangkatan

·         membawa peta kota tujuan

·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan /dokumen yang dibawa

·         konfirmasikan pemesanan hotel

b.      Transportasi laut menggunakan kapal laut .persiapan yang harus dilakukan adalah :

·         siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

·         siapkan tiket kapal dan kepastian berangkat

·         siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

·         konfirmasikan pemesanan kamar hotel

·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali

·         surat-surat daftar nama dan telepon yang akan dihubungi

·         usahakan penjemputan setiba di pelabuhan tujuan

c.       Transportasi udara menggunakan pesawat terbang .persiapan yang harus dilakukan adalah :

·         siapkan paspor bila perjalanan ke luar negeri

·         siapkan tiket pesawat dan kepastian berangkat

·         siapkan mata uang asing bila ke luar negeri

·         periksa koper yang dibawa tidak melebihi batas maksimum

·         konfirmasikan pemesanan kamar hotel

·         membawa perlengkapan pribadi dan cek kembali surat-surat yang diperlukan/dokumen yang harus dibawa

·         persiapkan daftar nama dan telepon yang akan di hubungi

·         usahakan penjemputan setiba dibandara tujuan

Ditinjau dari tujuan ,dibedakan menjadi :

·         Perjalanan dinas untuk rakernas

·         perjalanan dinas untuk seminar nasional

·         perjalanan dinas untuk kunjungan kerja

·         perjalanan dinas untuk pendidikan latihan

·         perjalanan dinas untuk pelantikan

·         perjalanan dinas untuk pengadaan kerja sama

·         perjalanan dinas untuk kegiatan sosial

·         perjalanan dinas untuk tender

·         perjalanan dinas untuk cara seremonial

·         perjalanan dinas untuk monitoring dan evaluasi

3.      TUJUAN PERJALANAN BISNIS

 Ada beberapa tujuan dari perjalanan bisnis, antara lain :

a)      Perjalanan dinas untuk mengikuti tender proyek. Pimpinan harus memahami persyaratan dan mekanisme tender yang diadakan. Hal yang perlu dipersiapkan dalam perjalanan bisnis ini adalah proposal Surat Penawaran Harga ( SPH ) yang berisi persyaratan teknis dan persyaratan administrasi serta company profile.

b)      Perjalanan dinas untuk mengikuti pertemuan bisnis dengan maksud mengadakan penjajakan kerja sama peluang bisnis dengan perusahaan lain. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan antara lalin adalah materi kerja sama yang berisi tujuan kerja sama, bentuk kerja sama, dan mekanisme pembagian keuntungan ( profit sharing ).

c)      Perjalanan dinas untuk mengikuti seminar atau rapat kerja nasional. Hal yang perlu dipersiapkan oleh pimpinan adalah mempelajari materi rapat atau makalah seminar secara cermat yang biasanya sudah ditentukan dan terlampir dalam undangan seminar.

d)     Perjalanan dinas untuk mengikuti Rapat Umum Pemegang Saham ( RUPS ). Pimpinan harus memahami hak dan kewajiban pemegang saham dan mempersiapkan materi yang sudah diterima oleh para pemegang saham.

e)      Perjalanan dinas untuk melakukan pembukaan kantor atau perusahaan cabang. Hal yang perlu dipersiapkan adalah company profile untuk keperluan pembuatan akta notaris pendirian cabang perusahaan, serta orang yang akan dipersiapkan sebagai pemimpinan cabang.

f)       Perjalanan bisnis untuk mengikuti pendidikan dan pelatihan diklat. Pimpinan harus mempersiapkan buku-buku referensi dan makalah diklat.

g)       Perjalanan bisnis untuk mengadakan kunjungan kerja ke daerah-daerah maupun ke Negara lain. Pimpinan harus dapat merumuskan dengan jelas apa yang menjadi tujuan dan sasaran atas kunjungan tersebut.

4.      TATA CARA PERJALANAN DINAS

Ada tiga cara yang dapat dilakukan untuk mengurus dan mempersiapkan segala sesuatu yang berkenaan dengan melakukan perjalanan dinas, yaitu :

1. In House Travelling Department ( Divisi Perjalanan )

In House Travelling Department yaitu divisi atau bagian di perusahaan yang khusus menangani perjalanan dinas pada suatu perusahaan dan bertanggung jawab mulai dari persiapan dokumen, mengurus tiket dan hotel dimana pimpinan akan mengiap, serta keuangan dan pembiayaan selama perjalanan dinas. Meskipun ada divisi perjalanan yang mengurus perjalanan pimpinan, administrasi kantor atau sekretaris tetap perlu mempersiapkan dokumen lainnya, seperti makalah atau buku referensi yang diperlukan, lalu menyimpannya dalam satu map, dan membuat jadwal perjalanan atau daftar acara kegiatan ( itinerary ) untuk setiap kegiatan perjalanan pimpinan.

2.     Travel Bureau ( Biro Perjalanan )

Saat ini sebagian perusahaan menggunakan jasa biro perjalanan untuk mempersiapkan perjalanan dinas karena lebih praktis dan tidak merepotkan perusahaan. Dalam hal ini, administrasi kantor atau sekretaris harus memilih biro perjalanan yang dapat dipercaya.

3.     Administrasi Kantor atau sekretaris

Apabila pimpinan kantor sendiri yang meminta administrasi Kantor atau sekretaris sendiri yang mempersiapkan perjalanan dinasnya, maka Administrasi Kantor atau sekretaris harus segera mempersiapkan segala sesuatu yang berhubungan dengan perjalanan dinas pimpinannya, seperti semua dokumen perusahaan, mengurus paspor, visa, tiket, dan hotel yang disukai pimpinan. Agar persiapan perjalan dinas dapat dipertanggungjawabkan, seorang administrasi Kantor atau sekretaris harus selalu berkoordinasi dengan pimpinan atau meminta masukan atau petunjuk dari staf yang sudah berpengalaman dalam menangani kegiatan perjalanan dinas.

1  Persiapan rencana perjalanan bisnis

Dalam merencanakan perjalanan bisnis, administrasi kantor atau sekretaris harus segera mengumpulkan informasi perjalanan ( travelling information  ) secara lengkap mengenai peraturan perjalanan bisnis di perusahaan tersebut. Informasi yang perlu dikumpulkan tersebut, antara lain :

a)      Siapa yang akan bertanggung jawab atas perjalanan bisnis.

b)      Tujuan utama perjalanan bisnis pimpinan.

c)      Waktu atau jadwal yang pasti tentang acara perjalanan bisnis yang meliputi keberangkatan, kedatangan, dan persinggahan.

d)     Prosedur tentang transportasi dan hotel yang biasa dipakai, apakah pimpinan mempunyai pilihan menggunakan kelas utama atau kelas ekonomi serta jenis hotel yang dikehendaki.

e)      Jumlah uang perjalanan yang akan diperoleh oleh seorang pimpinan.

f)       Cara pemesanan ( reservation ) tentang tiket pesawat dan hotel.

Ada beberapa informasi yang harus diketahui oleh administrasi kantor atau sekretaris tentang tiket, yaitu sebagai berikut :

·         Pembelian tiket

Jika perjalanan bisnis pimpinan dilaksanakan oleh administrasi kantor atau sekretaris, pembelian tiket dapat langsung dibayarkan di loket airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ), tetapi jika pemesanan dilakukan melalui jasa biro perjalanan, biaya tiket sudah termasuk juga seluruh biaya, termasuk biaya ( fee ) untuk biro tersebut atau tiket dapat dipesan melalui website dan pembayarannya dilakukan melalui kartu kredit.

·         Recorfirmation

Recorfimation ( konfirmasi ulang ), yaitu proses penegasan kembali atau konfirmasi ulang tentang kapan pimpinan akan berangkat dengan airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) tersebut.

·         Shuttle flights

Shuttle flights yaitu penerbangann pulang pergi dalam suatu Negara. Penerbangan biasanya dilakukan setiap jam, sehingga tidak perlu membuat reservation ( pemesanan ). Tiket dapat langsung dibeli di airport ( bandara ) dengan uang tunai atau dengan kartu kredit.

·         Perubahan pemesanan

Apabila rencana perjalanan bisnis mengalami perubahan sebagian atau seluruhnya, maka administrasi kantor atau sekretaris harus segera menghubungi pihak airlines untuk menginformasikan adanya perubahan pemesanan.

·         Open return

Open return yaitu tiket yang dipakai untuk perjalanan, namun belum diketahui pasti kapan akan kembali.

·         Redeeming tickets

Redeeming tickets yaitu membatalkan tiket pesawat yang sudah dibeli dan mendapattkan kembali uangnya setelah dipotong biaya administrasi.

g)      Costoms regulations ( peraturan kepabeanan ). Sebelum berpergian keluar negeri. Administrasi kantor atau sekretaris harus mencari tau tentang peraturan kepabeanan/bea cukai dari Negara yang akan dikunjungi oleh pimpinan, seperti barang apa saja yang boleh masuk kabin.

h)      Baggage ( Bagasi ) yaitu tentang ketentuan jumlah barang yang boleh dibawa ke kabin pesawat. Bagasi tidak boleh melebihi ukuran dan berat yang telah ditentukan oleh perusahaan maskapai penerbangan yang bersangkutan. Ketentuan umum batas berat barang ( baggage ) yang tidak dikenai biaya, antara lain :

§  Economy class ( kelas ekonomi )            : 20kg

§  Business class ( kelas bisnis )                  : 30kg

§  First class ( kelas satu )                            : 40kg

i)        Cara memperoleh penggantian ongkos perjalanan.

j)        Dokumen atau materi apa saja yang perlu dipersiapkan.

1.2  Persiapan dokumen perjalanan bisnis

Dokumen perjalanan bisnis adalah suatu bukti tertulis atau tercetak yang dapat memberikan keterangan bagi pimpinan ketika melakukan perjalanan bisnis. Dokumen perjalanan bisnis dapat dikelompokkan menjadi dua macam, yaitu :

a)      Dokumen internal

Dokumen internal adalah dokumen yang diterbitkan oleh perusahaan atau instansi yang bersangkutan. Dokumen internal meliputi :

§  Surat tugas

Surat tugas adalah surat yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang di perusahaan dan diberikan kepada seorang (bawahan) untuk melakuka pekerjaan tertentu,

§  Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD )

Surat Perintah Perjalanan Dinas ( SPPD ) adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu instansi atau seseorang yang lebih tinggi kedudukannya yang ditujukan kepada seorang ( bawahan )untuk melaksanakan perjalanan dinas.

b)      Dokumen eksternal

Dokumen eksternal adalah dokumen yang dikeluarkan oleh instansi terkait dan digunakan untuk perjalanan bisnis, jenis-jenis dokumen eksternal, antara lain :

§  Paspor ( Passport )

Paspor ( Passport ) adalah identitas warga negara yang akan melakukan perjalanan ke luar negeri. Paspor dapat digunakan berkali-kali sepanjang masih berlaku atau masih ada lembar untuk exit permit.  Masa berlaku paspor adalah lima tahun. Paspor yang digunakan untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh Departemen Luar Negeri, ssedangkan paspor  untuk umum yang tidak untuk perjalanan kenegaraan diterbitkan oleh kantor imigrasi setempat.

1. Dokumen-dokumen yang diperlukan untuk membuat paspor, antara lain :

- Kartu Tanda Penduduk ( KTP )

- Kartu Keluarga ( KK )

- Ijazah pendidikan terakhir

- Surat keterangan ( SK ) Pengangkataan pegawai

- Surat Keterangan Catatan Kepolisian ( SKCK )

- Akta kelahiran

- Surat tugas dari instansi terkait

2. Pasppor berisi data, antara lain :

            - Nomor  paspor

            - Nama pemegang paspor

            - Jenis kelamin

            - Kewarganegaaan

            - Tempat dan tanggal lahir

            - Tanggal dikeluarkannya paspor

            - Tanggal masa berlaku paspor

            - Kantor yang mengeluarkan paspor

            - Foto diri pemegang paspor

            - Alamat

            - Lembar untuk exit permit atau visa

3. Cara mendapatkan paspor,

Anda mengajukan permohonan, mengisi formulir, dan menyerahkan dokumen yang telah disebutkan diatas ke kantor imigrasi setempat.

4. Macam-macam paspor

Ada bermacam-macam paspor, antara lain :

§  Paspor Biasa ( normal passport )

Paspor biasa adalah papor bersampul warna hijau. Paspor jenis ini digunakan oleh masyarakat umum. Paspor biasa ini diperoleh di kantor imigrasi setempat, ditulis dalam Bahasa Indonesia dan masa berlakunya adalah lima tahun.

§  Paspor dinas

Paspor dinas adalah paspor yang bersampul warna biru. Paspor jenis ini digunakan oleh pegawai atau pejabat pemerintah yang melaksanakan tugas kenegaraan atau perjalanan dinas ke luar negeri. Pengurusan paspor ini dilakukan di Kementerian Luar Negeri dan hanya untuk pejabat pemerintah. Masa berlaku paspor tergantung dari keperluannya, pada umumnya satu tahun atau lebih, ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

§  Paspor diplomatik

Paspor diplomatic adalah paspor bersampul warna hitam. Paspor ini digunakan oleh pejabat diplomati, seperti duta besar atau pejabat-pejabat tertentu kedutaan. Paspor diplomatic dikeluarkan oleh Kementerian Luar Negeri. Ditulis dengan Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.

§  Paspor khusus

Paspor khhusus adalah paspor khusus untuk pejabat United Nation ( PBB ). Ada dua macam paspor khusus, yaitu bersampul warna merah unuk pejabat tinggi PBB dan bersampul warna biru muda unuk staf PBB.

Dokumen yang setara dengan Paspor

Selain paspor, ada beberapa dokumen perjalanan ( Travel document ) yang setara dengan paspor atau diakui sebagai paspor, antara lain :

1. Sea man book  : Dokumen ini dipergunakan oleh para pelaut selama melaut, dengan dilengkapi surat jaminan dari perusahaan pelayaran.

2. Certificate of Identity : Dokumen ini dipergunakan oleh para pengungsi ( stateless persons ).

§  Visa

Visa adalah izin tinggal di suatu Negara untuk suatu periode tertentu. Visa dikeluarkan oleh kedutaan besar atau oleh kantor perwakilan dari Negara tujuan ( kantor konsulat ).

§  Surat keterangan fiscal

Fiscal adalah biaya pajak yang harus dibayar oleh setiap warga Negara Indonesia yang akan berangkat keluar negeri. Jadi, surat keterangan fiscal adalah surat keterangan pembayaran pajak yang dikeluarkan oleh Direktorat Jendral Pajak kepada seseorang sebagai wajib pajak yang akan berangkat ke luar negeri, kecuali orang yang dibiayai oleh pemerintah.

§  Exit permit

Exit permit adalah bukti dari imigrasi setempat bahwa telah memasuki atau meninggalkan Negara yang bersangkutan. Bentuk exit permit adalah berupa lembar kertas yang sudah distempel oleh kantor imigrasi kemudian ditempel atau dilampirkan pada paspor. Masa berlaku exit pemit adalah tiga bulan atau sesuai visa.

§  Sertifikat kesehatan ( health certificate / yellow card )

Sertifikat kesehatan adalah surat keterangan immunisasi untuk vaksinasi penyakit tertentu. Surat keterangan ini dapat berubah tergantung epidemic penyakit yang menyerang suatu Negara tertentu. Yellow Card ini dapat diambil di rumah sakit yang mempunyai lisendi WHO.

§  Tiket transportasi

Tiket transportasi merupakan media pemindahan dari satu tempat ke tempat yang lain. Sebelum memilih jenis alat transportasi yang akan digunakan, diperlukan beberapa pertimbangan khusus, antara lain sebagai berikut :

a. Apabila tempat yang dituju dekat atau lama perjalanan kurang dari tiga               jam dengan kendaraan darat, sebaiknya tidak menggunakan pesawat terbang tetapi menggunakan kendaraan kota, seperti bus atau kereta api.

b. Apabila perjalaan darat lebih dari empat jam, sebaikn ya menggunakan pesawat terbang.Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembelian tiket pesewat terbang, diantaranya :

             - Rute dan jurusan pesawat terbang yang ditumpangi pimpinan.

                  - Kelas penerbangan

                  - Status penerbangan

                  - Pengaturan tempat duduk ( seating arrangement ), apakah :

                        a. Window seat ( tempat duduk dekat jendela )

                        b. Middle seat ( te,pat duduk ditengah )

                        c. Front row ( tempat duduk dibaris depan )

                  - Status tiket

                        a. Full farest/endorsable

Full farest merupakan tiket pesaawat yang tarifnya paling mahal, karena dapat mengganti jadwal dan dapat mengganti pesawat( flight ) ke airlines ( pesawat maskapai penerbangan ) yang lain.

b. Nonendorsable

Tarifnya lebih murahdaripada endorsable, dimana dapat mengganti jadwal penerbangan tetapi tidak dapat mengganti pesaawat ( flight ) ke airlines ( perusahaan maskapai penerbangan ) lain.

                        c. Restricted

Tiket jenis ini tidak dapat mengganti jadwal penerbangan, tidak dapat mengganti flight, baik dari airlines ( perusahaan penerbangan ) yang sama maupun airlines lain.

§  Voucher penginapan

Sebelum pimpinan berangkat melaksanakan bisnis, sebaiknya administrasi kantor atau sekretaris harus sudah membeli voucher kamar hotel, biasanya melalui biro perjalanan. Di dalam voucher sudah tercantum nama pemesan, nama hotel, nomor kamar, tanggal masuk dan tanggal keluar.